ניהול עצמי במסגרת הזמן

יש לי שאלה אחת בשבילך לפני שנתחיל. כמה שעות יש בשבוע? התשובה היא 168, ולא משנה אם את אמא לשלושה, בעלת עסק, או שניהם יחד. לכולנו יש בדיוק את אותו תקציב. ובכל זאת, יש אנשים שמרגישים שהזמן רץ דרך האצבעות שלהם ואין להם רגע לעצמם, ויש כאלה שמצליחים להכניס ליום שלהם את מה שבאמת חשוב להם. ההבדל ביניהם הוא לא כמות הזמן, אלא ניהול הזמן. במאמר הזה אני רוצה לתת לך את שיטת ONE LIFE, מערכת שלמה ומעשית לנהל את החיים בתוך הזמן, ולהכניס אליו את הדברים שבאמת חשובים לך. כי בסוף, יש לנו רק חיים אחד.

השעון והמצפן

כל ניהול הזמן יושב על שתי מטאפורות פשוטות. השעון מייצג את הפגישות, לוחות הזמנים, המשימות הדחופות, היעילות. הוא עונה על השאלה איך אני ממלאת את הזמן שלי. המצפן, לעומתו, מייצג את הייעוד, הכיוון והערכים, את מה שחשוב לי באמת. הוא עונה על השאלה למה. הבעיה של רובנו היא שאנחנו חיות לפי השעון בלבד. רצות ממשימה למשימה, מכבות שריפות, ושוכחות לעצור ולשאול האם הריצה הזו בכלל מובילה לאן שאני רוצה. הכלל המנחה הוא פשוט: המצפן תמיד מוביל את השעון. כשאת מרגישה תקועה בחיים, בדקי האם המעשים שלך, השעון, באמת משרתים את הערכים שלך, המצפן. אם לא, שם נמצאת התקיעות.

הראה לי את היומן שלך, ואומר לך מה הם ערכיך. הזמן לא משקר. הוא מראה בדיוק על מה את באמת שמה את החיים שלך.

האבנים הגדולות קודם

יש דימוי שאני מאוד אוהבת. דמייני צנצנת ריקה ולידה אבנים גדולות, חצץ וחול. אם תמלאי קודם את הצנצנת בחול ובחצץ, לא יישאר מקום לאבנים הגדולות. אבל אם תכניסי קודם את האבנים הגדולות, החצץ והחול ימצאו את מקומם בחללים שביניהן. האבנים הגדולות הן הדברים שבאמת חשובים, והשיטה מחלקת אותם לארבעה תחומים. עצמי, סיפוק הצרכים הפיזיים והנפשיים והבריאות שלי. משפחה, ההשקעה בקשר עם הקרובים לי מתוך אהבה, כבוד ונתינה. מנטלי, ההתפתחות האישית, הלמידה והצמיחה. ופנימי ערכי, הנתינה והעזרה למישהו, ההשארת חותם. אם לא תכניסי את האבנים הגדולות ליומן קודם, החול של החיים ימלא לך את כל הזמן, ולא יישאר מקום למה שחשוב.

מטריצת הדחוף והחשוב

זה אולי הכלי המעשי החזק ביותר בכל ניהול הזמן. כל משימה בחיים אפשר למקם על שני צירים: דחוף או לא דחוף, חשוב או לא חשוב. נוצרים מהם ארבעה חלונות. החלון הראשון, דחוף וחשוב, הוא ההכרח, המשברים, כיבוי השריפות. הוא תמיד יהיה קיים ואין מנוס ממנו. החלון השני, חשוב ולא דחוף, הוא חלון האיכות והמנהיגות. כאן יושבים התכנון, בניית מערכות היחסים, מניעת השריפות, החזון. כאן את מתוכננת ובשליטה. החלון הזה הוא שמייצר את החיים הטובים, וכמעט תמיד הוא הראשון להידחק.

החלון השלישי הוא ההטעיה: דחוף אבל לא חשוב. אלה הטלפונים, ההפרעות, הבקשות של אחרים שמרגישות דחופות אבל הן חשובות למישהו אחר, לא לך. כאן את צריכה לשים גבולות. והחלון הרביעי הוא בזבוז הזמן, לא דחוף ולא חשוב. גלישה אינסופית, צפייה מופרזת, בריחה. כאן, כמו שאומרים, הגיע הזמן להתעורר. הסוד של ניהול עצמי טוב הוא להגדיל ככל האפשר את החלון השני, החשוב ולא הדחוף, כי הוא זה שמקטין עם הזמן את כמות השריפות בחלון הראשון.

ארבע פעולות לארבעת החלונות

אז מה עושים עם כל חלון? לכל אחד יש פעולה מתאימה. את המשימות הדחופות והחשובות פשוט עושים, JUST DO IT. את המשימות החשובות ולא הדחופות מתעדפים ומשקיעים בהן, FOCUS AND INVEST, כי הן הזהב שלך. את המשימות הדחופות ולא החשובות מסננים, מעבירים למי שזה תפקידו, ממזערים או מתעלמים. ואת בזבוזי הזמן פשוט חותכים. אם את מצליחה לזהות את המקומות שאליהם את נשאבת, זה הזמן לעקור אותם מהיסוד. לפעמים זה אומר עבודה על הצבת גבולות אישיים, גם בזוגיות וגם בעבודה, ובניית ביטחון עצמי שמאפשר להגיד לא.

עשרת הדיברות של ניהול הזמן

מעבר למטריצה, יש כמה כללי אצבע מעשיים שמשנים את כל המשחק. כלל המיקוד אומר להיות ממוקדת במשימה תודעתית אחת בכל רגע, במקום לפצל קשב בין כמה דברים. ריבוי משימות הוא אשליה של פרודוקטיביות. כלל ריכוז המשימות אומר לאסוף כמה משימות מאותו תחום ולבצע אותן ברצף, למשל לרכז את כל הטלפונים או את כל יצירת התוכן לחלון זמן אחד. כלל האפקטיביות שואל מה ישרת אותך בטווח הרחוק, ולא רק מה דחוף עכשיו. כלל היתרון היחסי אומר לתת למישהו אחר לעשות את מה שהוא עושה טוב יותר ממך, כדי לפנות אותך למה שרק את יכולה לעשות. וכלל נגעת נסעת אומר שאם נגעת במשהו פעם אחת, סיימי אותו, ולא תשאירי מסע קניות בהמשכים שגוזל אנרגיה כל פעם מחדש.

ניהול אנרגיה, לא רק זמן

וכאן מגיע אחד הסודות הכי חשובים שלמדתי. ניהול זמן בלי ניהול אנרגיה הוא חצי מהתמונה. לכל אחת מאיתנו יש זמנים ביום שבהם האנרגיה גבוהה וחיובית, מלאת מרץ והתלהבות, וזמנים שבהם היא נמוכה. הטעות היא לתכנן את היומן רק לפי השעות, בלי לשים לב לאנרגיה. את העבודה שדורשת הובלה, מכירות, מנהיגות או אימוני מוטיבציה, כדאי לעשות דווקא בשעות האנרגיה הגבוהה. את העבודה שדורשת מיקוד ושקט, כמו יצירת תוכן, כדאי לעשות בשעות הרגועות. ואת המשימות הטכניות, כביסה, ניקיון, סידורים, שמרי לשעות נפילת המתח, כשממילא אין לך כוח לדברים גדולים. כשתתאימי את סוג המשימה לסוג האנרגיה, תגלי שאת עושה הרבה יותר במאמץ הרבה יותר קטן.

ולבסוף, אל תשכחי את כלל המנוחה. תכנון טוב כולל גם זמן לעצמך, לנוח, ליהנות ולמלא אנרגיות. מנוחה מודעת היא לא ויתור על פרודוקטיביות, היא חלק ממנה. ואל תשכחי להשאיר מרווחים בין המשימות, כי החיים תמיד מזמנים את הבלתי צפוי, ויומן צפוף מדי נשבר ברגע שמשהו אחד מתארך.

האם החיים מובילים אותך, או שאת מובילה את החיים? התשובה נמצאת ביומן של מחר. הסתכלי עליו, והכניסי אליו את מה שחשוב, לפני שהחול ימלא הכל.

שאלות נפוצות